Workflow Facturation

Automatiser le suivi financier de votre PME

La facturation est le nerf de la guerre pour une PME. Pourtant, le suivi des paiements, la relance des impayés et le reporting financier sont des tâches chronophages et souvent négligées. Avec MCP, Le Chat peut orchestrer un workflow complet entre vos outils de paiement et votre communication.

Dans cette leçon, nous allons construire un workflow concret : de l’analyse de vos paiements Stripe à l’envoi d’un rapport par email.

Le workflow type : Stripe → Analyse → Rapport → Email

Vue d’ensemble

Voici ce que Le Chat peut faire en une seule conversation :

1. Se connecter à Stripe via MCP et récupérer les transactions récentes
2. Analyser les données — identifier les paiements reçus, en attente, en retard
3. Générer un rapport structuré avec les KPI clés
4. Envoyer le rapport par email à vous-même ou à votre comptable

Ce qui vous prenait 45 minutes chaque semaine se fait en 2 minutes.

Étape 1 : Récupérer les données de paiement

Une fois Stripe connecté via MCP, demandez :

“Récupère les transactions Stripe des 30 derniers jours. Classe-les par statut : payées, en attente, remboursées, échouées.”

Le Chat accède directement à votre compte Stripe, extrait les données et les organise.

Étape 2 : Analyser les tendances

Sur la base des données récupérées :

“Analyse ces transactions. Donne-moi : le CA total du mois, le nombre de transactions, le panier moyen, le taux de succès des paiements, et compare avec le mois précédent. Identifie les clients avec des paiements échoués.”

Étape 3 : Générer le rapport

“Crée un rapport hebdomadaire de suivi financier avec ces données. Format professionnel avec les sections : Résumé exécutif, KPI du mois, Alertes (paiements échoués, remboursements), Comparaison M-1, Actions recommandées.”

Étape 4 : Envoyer par email

Si Gmail est connecté via MCP :

“Envoie ce rapport par email à [email protected] avec l’objet Rapport hebdomadaire Stripe — Semaine 14. Mets-moi en copie.”

Relancer les impayés automatiquement

Le processus de relance structuré

Les impayés sont un problème majeur pour les PME. Le Chat peut vous aider à structurer et exécuter votre processus de relance :

Relance J+3 (rappel amical) :

“Parmi les factures en attente depuis plus de 3 jours, identifie celles qui ne sont pas encore relancées. Pour chacune, rédige un email de rappel amical mentionnant le numéro de facture, le montant et la date d’échéance. Ton cordial.”

Relance J+15 (rappel ferme) :

“Pour les factures impayées depuis plus de 15 jours, rédige un email de relance plus formel. Mentionne les conditions de paiement convenues et propose un contact téléphonique pour résoudre la situation.”

Relance J+30 (mise en demeure) :

“Pour les factures impayées depuis plus de 30 jours, rédige une mise en demeure formelle. Mentionne les pénalités de retard applicables selon l’article L441-10 du Code de commerce et l’indemnité forfaitaire de 40 €.”

Suivre les relances

Demandez à Le Chat de maintenir un suivi :

“Crée un tableau de suivi des relances avec : Client, N° facture, Montant, Date facture, Relance 1 (date), Relance 2 (date), Relance 3 (date), Statut. Mets à jour avec les relances envoyées aujourd’hui.”

Reporting pour votre comptable

Le récapitulatif mensuel

Chaque fin de mois, au lieu de passer 2 heures à compiler des données :

“Génère le récapitulatif mensuel pour mon comptable. Inclus : liste des factures émises, liste des paiements reçus (avec rapprochement), liste des factures en attente, ventilation par taux de TVA (20% et 10%), total HT/TVA/TTC. Format tableur.”

L’export structuré

Le Chat peut formater les données pour qu’elles soient directement exploitables par votre comptable :

“Exporte les données de facturation du mois au format compatible avec [nom de votre logiciel comptable]. Colonnes : date, n° pièce, libellé, compte, débit, crédit.”

Le tableau de bord dirigeant

Au-delà de la comptabilité, construisez votre tableau de bord de direction :

“À partir des données Stripe du mois et des données que je te fournis (nombre de prospects, taux de conversion, coûts fixes), crée un tableau de bord dirigeant avec : CA réalisé vs objectif, marge brute, trésorerie prévisionnelle à 30 jours, top 5 clients, alertes. Format synthétique.”

Ce tableau de bord, produit en 2 minutes chaque lundi matin, vous donne une vision claire de votre activité sans aucun outil de BI coûteux.

Construire une routine hebdomadaire

Voici la routine financière recommandée avec Le Chat :

• Lundi matin — “Rapport de la semaine passée + alertes impayés”
• Mercredi — “Relances des factures en retard”
• Vendredi — “Prévisionnel de trésorerie pour la semaine prochaine”
• Fin de mois — “Récapitulatif mensuel pour le comptable”

Chaque tâche prend 2-3 minutes. Vous avez un suivi financier digne d’une ETI, pour le coût d’un abonnement Pro.

Points clés à retenir

• MCP connecte Le Chat à Stripe pour un accès direct à vos données de paiement
• Le workflow complet analyse → rapport → email se fait en une conversation
• Structurez vos relances d’impayés en 3 niveaux (J+3, J+15, J+30) avec des modèles adaptés
• Produisez un récapitulatif mensuel pour votre comptable en 2 minutes
• Instaurez une routine hebdomadaire pour ne jamais perdre le fil de vos finances