Workflow Facturation

Automatiser le suivi financier de votre PME

La facturation est le nerf de la guerre pour une PME, et pourtant c’est la tâche qu’on repousse : suivre les paiements, relancer les impayés et produire un reporting demandent du temps que personne n’a. Avec MCP, Le Chat orchestre l’ensemble entre votre outil de paiement et votre messagerie. Construisons un workflow complet, de l’extraction de vos transactions Stripe jusqu’à l’envoi du rapport par email.

De Stripe au rapport envoyé, en une conversation

Quatre mouvements s’enchaînent dans un même fil de conversation : Le Chat se connecte à Stripe via MCP et récupère les transactions récentes, il les analyse pour distinguer ce qui est payé, en attente ou en retard, il en tire un rapport structuré autour de vos indicateurs clés, puis il l’envoie par email à vous-même ou à votre comptable. Ce qui vous occupait 45 minutes chaque semaine se règle en deux minutes.

La première demande collecte la matière première : « Récupère les transactions Stripe des 30 derniers jours. Classe-les par statut : payées, en attente, remboursées, échouées. » Le Chat accède à votre compte, extrait les données et les organise sans aucun export manuel.

La lecture des chiffres suit, et c’est là que l’IA apporte réellement quelque chose : « Analyse ces transactions. Donne-moi : le CA total du mois, le nombre de transactions, le panier moyen, le taux de succès des paiements, et compare avec le mois précédent. Identifie les clients avec des paiements échoués. » Vous passez de données brutes à un diagnostic.

Le rapport se demande avec sa structure imposée, faute de quoi vous obtiendrez une prose sympathique mais inexploitable : « Crée un rapport hebdomadaire de suivi financier avec ces données. Format professionnel avec les sections : Résumé exécutif, KPI du mois, Alertes (paiements échoués, remboursements), Comparaison M-1, Actions recommandées. » Enfin, si Gmail est connecté via MCP, la diffusion se fait dans la foulée : « Envoie ce rapport par email à [email protected] avec l’objet Rapport hebdomadaire Stripe — Semaine 14. Mets-moi en copie. »

Relancer les impayés sans y laisser sa relation client

Les impayés sont un problème majeur pour les PME, et la difficulté est autant psychologique que technique : on n’ose pas relancer, puis on relance trop sèchement. Trois paliers résolvent les deux.

À J+3, rappel amical : « Parmi les factures en attente depuis plus de 3 jours, identifie celles qui ne sont pas encore relancées. Pour chacune, rédige un email de rappel amical mentionnant le numéro de facture, le montant et la date d’échéance. Ton cordial. » À J+15, le ton se ferme d’un cran : « Pour les factures impayées depuis plus de 15 jours, rédige un email de relance plus formel. Mentionne les conditions de paiement convenues et propose un contact téléphonique pour résoudre la situation. » À J+30, on bascule dans le registre juridique : « Pour les factures impayées depuis plus de 30 jours, rédige une mise en demeure formelle. Mentionne les pénalités de retard applicables selon l’article L441-10 du Code de commerce et l’indemnité forfaitaire de 40 €. »

Ce dispositif ne vaut que si vous savez où en est chaque dossier. Demandez à Le Chat de tenir le registre : « Crée un tableau de suivi des relances avec : Client, N° facture, Montant, Date facture, Relance 1 (date), Relance 2 (date), Relance 3 (date), Statut. Mets à jour avec les relances envoyées aujourd’hui. »

Livrer un dossier propre à votre comptable

La fin de mois est l’autre gouffre de temps. Plutôt que de compiler deux heures durant, formulez la demande une bonne fois : « Génère le récapitulatif mensuel pour mon comptable. Inclus : liste des factures émises, liste des paiements reçus (avec rapprochement), liste des factures en attente, ventilation par taux de TVA (20% et 10%), total HT/TVA/TTC. Format tableur. »

Vous pouvez livrer un fichier directement importable, ce qui économise du temps facturé chez votre expert-comptable : « Exporte les données de facturation du mois au format compatible avec [nom de votre logiciel comptable]. Colonnes : date, n° pièce, libellé, compte, débit, crédit. »

Le tableau de bord du dirigeant

La comptabilité regarde en arrière ; le pilotage regarde devant. En combinant les données Stripe et celles que vous seul connaissez, vous obtenez un tableau de bord sans aucun outil de BI coûteux : « À partir des données Stripe du mois et des données que je te fournis (nombre de prospects, taux de conversion, coûts fixes), crée un tableau de bord dirigeant avec : CA réalisé vs objectif, marge brute, trésorerie prévisionnelle à 30 jours, top 5 clients, alertes. Format synthétique. » Produit en deux minutes chaque lundi matin, il vous donne une vision claire de votre activité.

Pour en faire une habitude, fixez-vous quatre rendez-vous dans la semaine : lundi matin, le rapport de la semaine passée et les alertes impayés ; mercredi, les relances des factures en retard ; vendredi, le prévisionnel de trésorerie ; en fin de mois, le récapitulatif pour le comptable. Deux à trois minutes chacun, pour un suivi financier digne d’une ETI au prix d’un abonnement Pro.

Points clés à retenir

• MCP connecte Le Chat à Stripe pour un accès direct à vos données de paiement
• Le workflow complet analyse → rapport → email se fait en une conversation
• Structurez vos relances d’impayés en 3 niveaux (J+3, J+15, J+30) avec des modèles adaptés
• Produisez un récapitulatif mensuel pour votre comptable en 2 minutes
• Instaurez une routine hebdomadaire pour ne jamais perdre le fil de vos finances