Comptabilité et Administration
L’IA au service de votre gestion quotidienne
La comptabilité et l’administration sont les tâches que tout dirigeant de PME déteste et repousse. Pourtant, elles consomment un temps considérable : tri de factures, rapprochements, déclarations, reporting, tableaux de bord.
Le Chat ne remplace pas votre expert-comptable. Il vous aide à préparer le travail, extraire l’information et produire des synthèses qui rendent vos échanges avec votre comptable plus efficaces.
Extraction de données depuis vos factures
L’OCR intelligent de Le Chat
Le Chat peut lire vos factures scannées ou en PDF. Uploadez une facture et demandez :
“Extrais les informations suivantes de cette facture : fournisseur, numéro de facture, date, montant HT, TVA, montant TTC, date d’échéance.”
Pour aller plus loin, uploadez plusieurs factures à la suite :
“Voici 5 factures fournisseurs reçues cette semaine. Pour chacune, extrais : fournisseur, montant TTC, date d’échéance. Présente le résultat dans un tableau et calcule le total des engagements.”
Constituer un fichier de suivi
Demandez à Le Chat de vous générer un format de suivi :
“Crée un modèle de tableau de suivi des factures fournisseurs avec les colonnes : N° facture, Fournisseur, Date réception, Montant HT, TVA, TTC, Échéance, Statut (à payer / payée / litige). Donne-moi le format pour un tableur.”
Vous obtenez un modèle prêt à copier dans Excel ou Google Sheets.
Aide à la comptabilité courante
Préparer le rapprochement bancaire
Exportez votre relevé bancaire (CSV ou PDF), uploadez-le dans Le Chat avec votre liste de factures, et demandez :
“Compare ce relevé bancaire avec cette liste de factures. Identifie les factures payées (montant correspondant) et celles qui restent en attente. Signale les mouvements bancaires qui ne correspondent à aucune facture connue.”
Ce n’est pas un rapprochement bancaire automatique au sens comptable, mais c’est une pré-analyse qui fait gagner un temps considérable.
Calculer la TVA
Pour les situations simples, Le Chat peut vous aider :
“J’ai fait 45 000 € HT de chiffre d’affaires ce trimestre, dont 30 000 € à 20% de TVA et 15 000 € à 10%. Mes achats avec TVA déductible s’élèvent à 12 000 € HT à 20%. Calcule la TVA collectée, la TVA déductible, et la TVA nette à reverser.”
Préparer les éléments pour votre comptable
Avant chaque rendez-vous avec votre expert-comptable, uploadez vos documents et demandez :
“Voici mon relevé bancaire du mois et mes factures fournisseurs. Prépare un récapitulatif mensuel : total des recettes, total des dépenses par catégorie, marge brute estimée, et les points d’attention à discuter avec mon comptable.”
Vous arrivez au rendez-vous avec un document structuré au lieu d’un tas de papiers.
Reporting et tableaux de bord
Créer un reporting mensuel
Chaque mois, vous avez besoin de savoir où en est votre entreprise. Fournissez vos chiffres à Le Chat :
“Voici les données du mois de mars : CA 82 000 €, charges fixes 35 000 €, charges variables 28 000 €, trésorerie fin de mois 45 000 €, 3 nouveaux clients, 1 client perdu, 12 devis envoyés, 5 devis acceptés. Crée un reporting mensuel structuré avec les KPI principaux, la comparaison avec le mois précédent (CA février : 75 000 €), et 3 recommandations.”
Visualiser les tendances
Si vous accumulez les données sur plusieurs mois, Le Chat peut identifier les tendances :
“Voici mon CA mensuel sur 12 mois : [données]. Identifie la tendance générale, les mois exceptionnels (haut et bas), la saisonnalité éventuelle, et prévois le CA des 3 prochains mois sur la base de cette tendance.”
Gestion administrative courante
Courriers administratifs
Les PME passent un temps fou sur les courriers administratifs : URSSAF, impôts, assurances, fournisseurs d’énergie, bail commercial. Le Chat rédige ces courriers dans le format attendu :
“Rédige un courrier à l’URSSAF pour demander un échéancier de paiement des cotisations du 2ème trimestre 2026. Motif : retard de paiement d’un client important. Propose un étalement sur 4 mois. Ton formel, format courrier officiel.”
Contrats et avenants
Pour les documents juridiques simples (avenants à un contrat de prestation, conditions générales de vente, contrats de sous-traitance), Le Chat peut produire un premier jet que vous ferez relire par votre conseil juridique :
“Rédige un avenant au contrat de prestation n°2024-042 avec la société X. Objet : extension de la mission de 3 mois supplémentaires (1er mai au 31 juillet 2026) aux mêmes conditions tarifaires. Format juridique standard.”
Notes de frais et justificatifs
Photographiez vos tickets et reçus, uploadez-les dans Le Chat :
“Voici 8 justificatifs de frais professionnels. Pour chacun, extrais : date, fournisseur, montant, catégorie (déplacement, repas, fournitures, hébergement). Présente le tout dans un tableau récapitulatif avec le total par catégorie.”
Les limites à respecter
Le Chat est un assistant, pas un expert-comptable certifié :
- Ne vous fiez pas aux calculs fiscaux complexes — faites toujours vérifier par votre comptable
- Ne remplacez pas le conseil juridique par une IA pour les contrats importants
- Ne négligez pas les obligations déclaratives — Le Chat ne les fait pas à votre place
- Vérifiez les montants — les erreurs de calcul sont rares mais possibles
L’objectif est de préparer et structurer le travail, pas de remplacer les professionnels.
Points clés à retenir
- Uploadez vos factures pour une extraction de données instantanée (OCR)
- Préparez vos rapprochements bancaires et vos rendez-vous comptables avec Le Chat
- Créez un reporting mensuel structuré à partir de vos chiffres clés
- Utilisez Le Chat pour les courriers administratifs (URSSAF, impôts, contrats simples)
- Gardez toujours un expert-comptable pour les décisions fiscales et les validations