Organiser avec ChatGPT Projects
Centraliser votre association dans ChatGPT Projects
ChatGPT Projects est une fonctionnalité qui transforme ChatGPT d’un simple chatbot en un véritable espace de travail organisé. Au lieu de recommencer chaque conversation à zéro, vous créez un projet dédié à votre association avec des fichiers de référence et des instructions persistantes. ChatGPT utilise ensuite ce contexte pour toutes les conversations au sein du projet.
Comment fonctionne Projects
Le principe
Un Project est un espace qui contient :
- Des fichiers : statuts, charte, rapports passés, modèles de courrier, données financières
- Des instructions : le contexte permanent de votre association (mission, ton, audience)
- Des conversations : toutes les discussions liées au projet, avec accès aux fichiers
Quand vous posez une question dans un Project, ChatGPT a accès à tous vos documents et instructions. Il n’a plus besoin que vous réexpliquiez votre contexte à chaque fois.
Shared Projects
Avec les plans Plus, Business et Enterprise, vous pouvez partager un Project avec vos collègues. Chaque membre de l’équipe accède aux mêmes fichiers et instructions, garantissant une cohérence dans les réponses.
Créer votre premier Project associatif
Étape 1 : créer le projet
Dans la barre latérale de ChatGPT, cliquez sur « Projects » puis « New Project ». Nommez-le clairement : « [Nom de l’association] — Espace de travail ».
Étape 2 : rédiger les instructions du projet
Les instructions définissent le comportement de ChatGPT dans ce projet. Voici un modèle :
Tu es l'assistant de [Nom de l'association], association
loi 1901 fondée en [année], basée à [ville].
Notre mission : [mission en 2-3 phrases].
Public cible : [bénéficiaires, donateurs, partenaires].
Ton de communication :
- Professionnel mais chaleureux
- Vouvoiement avec les partenaires institutionnels
- Tutoiement avec les bénévoles (sur les réseaux sociaux)
- Jamais larmoyant, toujours centré sur l'action et l'impact
Chiffres clés actuels :
- [X] bénéficiaires accompagnés cette année
- [X] bénévoles actifs
- Budget annuel : [X] €
Quand tu rédiges un contenu, utilise les informations
des fichiers du projet comme référence.
Cite toujours des chiffres réels, jamais d'inventés.Étape 3 : uploader les fichiers de référence
Ajoutez progressivement vos documents clés :
| Type de document | Pourquoi l'ajouter |
|---|---|
| Statuts de l'association | Référence pour les questions juridiques et institutionnelles |
| Dernier rapport d'activité | Chiffres d'impact pour la communication |
| Charte graphique | Cohérence visuelle dans les créations Canva |
| Modèles de courrier | Base pour générer de nouvelles communications |
| Budget prévisionnel | Contexte financier pour les demandes de subvention |
| Liste des partenaires | Personnalisation des communications partenariales |
Cas d’usage Projects pour les associations
Demandes de subvention
Uploadez le dossier CERFA, votre dernier rapport d’activité et le budget prévisionnel. Demandez à ChatGPT de rédiger la partie narrative en s’appuyant sur ces documents.
Préparation de l’AG
Chargez les PV des dernières AG, les comptes de l’année et le projet associatif. ChatGPT peut préparer l’ordre du jour, le rapport moral et même les slides de présentation.
Coordination d’équipe
Créez un Shared Project pour votre équipe de communication. Chaque membre peut créer des contenus cohérents avec la ligne éditoriale définie dans les instructions du projet.
Google Drive natif
Sur les plans Plus et supérieur, ChatGPT se connecte directement à votre Google Drive. Au lieu d’uploader manuellement vos fichiers, vous pouvez référencer des documents Drive dans vos conversations. Les modifications dans Drive sont automatiquement prises en compte.
Cette intégration est particulièrement utile si votre association utilise déjà Google Workspace.
Organiser plusieurs projets
Pour une association moyenne, nous recommandons de créer des projets séparés :
- Communication : charte, modèles, calendrier éditorial
- Fundraising : données donateurs (anonymisées), historique des campagnes
- Administration : statuts, PV d’AG, documents juridiques
- Événements : fiches logistiques, retours d’expérience
Points clés à retenir
- Projects centralise vos documents et instructions pour des réponses contextualisées
- Les instructions du projet définissent le ton, la mission et les chiffres clés
- Uploadez vos documents de référence pour que ChatGPT s’appuie sur des données réelles
- Shared Projects permet à toute l’équipe de travailler avec le même contexte
- Google Drive natif évite les uploads manuels répétitifs
- Organisez vos projets par domaine (communication, fundraising, admin)