Permissions et limites des collections

Le risque propre aux bases de connaissances

Une base de connaissances d’entreprise n’est jamais anodine : notes internes, rapports confidentiels, contrats en négociation. Le jour où l’accès est mal cloisonné, ce n’est pas un fichier isolé qui fuit mais l’ensemble de la base, avec un moteur de recherche pour y trouver ce qui compte. Le système de permissions de xAI répond à ce risque en séparant les droits, tandis que les quotas encadrent l’usage et la facture.

Deux clés, deux métiers

L’écosystème xAI repose sur deux identifiants d’accès aux périmètres distincts :

Cette séparation applique le principe du moindre privilège de façon très concrète. Le développeur qui branche un chatbot support sur votre base a besoin d’interroger la collection, jamais de la supprimer ; en lui confiant uniquement la clé standard, une erreur de script ou une clé compromise ne peut pas détruire un index construit pendant des mois.

La permission AddFileToCollection

Une Management API Key n’est pas toute-puissante par défaut : ses droits sont explicites, et le plus structurant pour les collections est AddFileToCollection. Sans lui, vous pourrez créer et lister des collections mais pas y ajouter le moindre document — une situation déroutante, puisque tout semble fonctionner jusqu’au moment de l’ingestion. La génération d’une clé correcte suit quatre temps :

1. Connectez-vous à la console xAI
2. Créez une nouvelle Management API Key
3. Activez la permission AddFileToCollection
4. Conservez la clé de manière sécurisée : variable d’environnement ou gestionnaire de secrets

Quand la permission manque, l’API est explicite et vous renvoie une 403 :

{
  "error": {
    "message": "Insufficient permissions",
    "type": "permission_error",
    "code": 403
  }
}

Le réflexe est alors de vérifier les droits de la clé dans la console plutôt que de suspecter la requête, dont la syntaxe n’est pour rien dans ce refus.

Les quotas et ce qu’ils coûtent

Trois plafonds encadrent le stockage par compte : 100 000 fichiers au total, 100 GB de capacité cumulée, et 100 MB par fichier individuel dans les collections — soit plus du double des 48 MB autorisés par la Files API seule, ce qui permet d’y placer des documents que vous ne pourriez pas envoyer en attachement direct.

Côté facturation, deux lignes se distinguent : Collections Search est facturé $2.50 par tranche de 1 000 appels de recherche, tandis que les File Attachments coûtent $10 par tranche de 1 000 appels. L’écart n’est pas anecdotique et pèse dans le choix d’architecture : sur un usage soutenu, interroger une collection indexée revient nettement moins cher que réattacher le même document à chaque question.

Si vos besoins dépassent ces quotas, le support xAI peut accorder une augmentation. Préparez votre demande avec des chiffres — nombre de fichiers visé, volume total, fréquence de recherche attendue — plutôt qu’avec une estimation vague, l’instruction du dossier en sera d’autant plus rapide.

Cloisonner, faire tourner, surveiller

La première discipline concerne les clés. Attribuez-en de différentes à chaque environnement, de sorte qu’un script de développement ne puisse jamais toucher la base de production. Ne confiez jamais une clé Management à un service dont le seul besoin est la recherche. Et faites tourner ces clés régulièrement, en particulier après le départ d’un collaborateur ayant eu accès aux secrets.

La deuxième porte sur la structure. Plutôt qu’une collection unique où cohabitent documentation publique et contrats, séparez vos bases par niveau de confidentialité : une base « publique » pour la documentation ouverte, une base « interne » pour les documents d’entreprise, une base « confidentiel » pour les données sensibles. Chaque service ne reçoit alors que l’accès dont il a besoin, et la question « ce chatbot peut-il citer un contrat ? » reçoit une réponse structurelle.

La troisième est le suivi. Consultez votre consommation dans la console xAI, posez une alerte sur toute hausse inattendue du volume de recherches — souvent le premier signe d’une boucle défaillante — et gardez une trace écrite de quels services accèdent à quelles collections.

Un fichier, plusieurs collections

Ce cloisonnement n’impose pas de dupliquer vos documents, car un même fichier peut appartenir à plusieurs collections. Un rapport technique figure ainsi dans « documentation-produit » pour l’équipe technique, dans « rapports-trimestriels » pour la direction et dans « base-support » pour le service client. Il n’est stocké qu’une fois, ne compte qu’une fois dans vos quotas, et reste recherchable dans les trois contextes — des vues thématiques par public, sans copies divergentes.

Points clés à retenir

• Deux clés API distinctes : standard pour l’utilisation, Management pour l’administration
• La permission AddFileToCollection est indispensable pour alimenter les collections
• Les limites sont de 100 000 fichiers, 100 GB et 100 MB par fichier
• Séparez vos collections par niveau de confidentialité
• Un fichier peut appartenir à plusieurs collections sans duplication